사실 홍보담당자들은 하루에도 몇번씩 길거나 짤막한 전화 인터뷰에 임하고 있다. 기자들에게 걸려오는 전화의 대부분이 공식적 비공식적 ‘인터뷰’라고 해도 무리가 없다. 간단한 판매수치 확인에서부터 우리 회사의 입장을 설명해야 하는 등 회사의 공식적인 메시지들이 전화를 통해 커뮤니케이션 된다.
위기상황이 발생해 마감시간이 다급해지면 이러한 전화 인터뷰는 기자에게나 홍보담당자들에게 더욱 절실해진다. 오늘은 우리가 언론과의 전화 인터뷰를 어떻게 관리하고 임해야 하는지에 대해 살펴본다.
먼저 언론사와 기자 이름 그리고 연락처를 파악하자
전화 인터뷰다. 명함을 나눌 겨를이 없다. 인터뷰에 임하기 전에 그 반대편의 기자가 누구인지를 모르면 안 된다. 어느 매체의 누구인지 그리고 전화가 끊기면 다시 통화를 시도할 때 필요할 전화번호를 확보하자. 모르면 공손하게 확인하자, 기자도 이런 절차를 거부하지는 않는다.
가능한 준비시간을 벌자
바로 준비 없이 인터뷰에 나가는 것은 갑옷을 입지 않은 채 전쟁터에 서는 것과 같다. 시간을 끌라는 의미가 아니다. 한 5분이라도 키 메시지를 정리할 시간을 가지자는 거다. 마음속에서 내가 해야 할 이야기들을 정리해 보자는 거다. 크게 심호흡을 할 시간이라도 가지자.
인터뷰 세팅을 먼저 하자
오직 전화 인터뷰에만 집중 할 수 있는 환경을 만들자. 개인사무실이 있다면 사무실 문을 닫자. 책상 위가 어지러우면 정리를 하자. 산더미처럼 쌓여 있는 서류들을 뒤적이면서 전화 인터뷰를 할 수는 없다. 만약 주변 직원들로부터 훼방을 받을 수 있다면, 격리된 회의실로 들어가자. 온전히 집중할 수 없으면 실패할 가능성은 커진다.
메모를 활용하자
TV인터뷰와는 틀리다. 편안하게 앉거나 서서 좀더 편안하게 사고할 수 있다. 주요 답변을 적은 메모장을 커닝하면서 답변도 가능하다. 수치를 읽어 줄 수도 있다. 특히 위기 시에는 불필요한 사설들을 제거하기 위해 정확하게 정해진 공식 발표문 (Official Statement)을 읽어 내려가기만 할 때도 있다. 메모를 활용하고 안하고는 상당히 다르다. 충분히 활용하자.
앞에다가 키 메시지를 적어 써 놓자
책상 앞에다가 크게 키 메시지를 적어 보면서 답변을 하자. 죽어도 이 메시지는 말을 해야 한다 하는 것이 있을 때 적극 활용하자. 전화로 통화를 하면서 저 메시지를 언제 날려야 하는가를 생각해보자. 기회가 온다면 적극적으로 반복해서 키 메시지를 전달하자. 훈련된 인터뷰이는 기자에게 잘 정돈된 홍보인으로 보이게 마련이다. 항상 일관된 메시지를 정확하게 전달하기 때문이다.
깨끗한 발음으로 간결하게 말하자
가끔은 사투리가 친근함을 더해줄 때도 있다. 특히 기자와 같은 고향 출신이라면 이러한 발음은 자연스러움이다. 그러나 회사를 대표해 인터뷰를 할 때 지나친 사투리나 안 좋은 발음은 득이 안 된다. 깨끗하고 명확한 발음으로 이야기하자. 길게 질질 끌면서 이야기 하기 보다는 단문으로 간단 간단하게 이야기 하자. TV와의 전화 인터뷰라면 사운드 바이트(sound bite)에도 신경 쓰자.
애매모호하거나 미묘한 표현은 피하자
똑 같은 뉘앙스의 말을 해도 얼굴을 맞대고 이야기하는 것과 전화너머로 이야기 하는 것에는 해석상의 차이가 있기 마련이다. 이것은 때로는 전화 인터뷰의 장점이 되기도 하지만 그 반대인 경우가 더 많다. 불필요하게 여러 가지로 해석될 수 있는 선문답류는 절대 전화 인터뷰에서는 금물이다. 만약 기자가 어떤 특정 표현을 확인하려고 하면 더욱 긴장해서 의혹을 완전히 불식 시키도록 노력해야 한다.
TV기자와의 전화 인터뷰는 매우 어렵다
일단 어렵다는 말에 주목하자. TV의 경우 시간이 촉박할 때 종종 전화 인터뷰를 취한다. 녹음 사실을 미리 알려주는 경우가 대부분 이지만, 그렇지 않은 경우도 간간히 있다. 미처 사운드 바이트(sound bite)나 어투, 메시지에 신경을 쓰지 못하고 ‘당하는’ 수가 많다. 공무원들의 경우 이런 전화 인터뷰로 실수하는 경우가 많은데, 무조건 TV기자에게 전화가 오면 100% ‘녹음’되고 있다고 생각해버리자. 그러면 실수는 준다. 각별히 신경써서 정확하게 키 메시지만을 이야기하고, TV 기자의 추임새에서 자유로워 져야 한다.
경험상으로 기자와 통화를 할 때는 일어서서 하거나 회의실내에서 살살 걸어 다니면서 하는 경우가 많다. 자연스럽게 메시지가 더 잘 정리되는 것 같기 때문이다. 모 그룹 홍보실의 부장도 항상 자기 책상 앞에서 일어서 있는 모습을 자주 본다. 개인마다 틀리겠지만, 언론과의 전화 인터뷰는 여자친구나 아내와 이야기하는 것과는 분명 틀린 것 같다.
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정 용 민
PR컨설팅그룹 커뮤니케이션즈 코리아 부사장
前 오비맥주 홍보팀장
前 커뮤니케이션즈 코리아 부장
ICO Global Communication, LG-EDS, JTI Korea, 제일은행, Agribrand Purina Korea, Cargill 등 다수의 국내외 기업 경영진들에게 Media Training 서비스 제공
Hill & Knowlton, Crisis Management Training Course 이수(도쿄)/영국 Isherwood Communications, Media Training and Crisis Simulation Session 이수/ 세계 최대 맥주회사인 InBev Corporate Affairs Conference in Miami에 참석해 영국 Isherwood Communication의 Mr. Isherwood에게 두번째 Media Training 및 Crisis Simulation Training 기법 사사/ 네덜란드 위기관리 컨설팅회사 CRG의 Media training/crisis simulation session 이수
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