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위기관리 시뮬레이션: 시뮬레이션 리허설은 어떻게?

위기관리 시뮬레이션은 상당한 인력과 장비 그리고 장소와 전문성이 필요한 행사다. 따라서 하나의 시뮬레이션에 동원되는 수많은 자산들을 어떻게 가장 효율적으로 활용할 수 있는지 상당한 고민이 따른다. 많은 클라이언트들이 이 부분에 스스로 자신이 없어 외부 전문 컨설턴트들을 고용하고 그들과 함께 시뮬레이션을 진행한다.

이전 포스팅에서도 전반적으로 언급했었지만, 일단 인력부분을 살펴보자. 위기통제센터인 워룸에 모여 시뮬레이션을 경험 할 위기관리 위원회 구성원들은 논외로 하자. 일반적으로 그 구성원들의 규모는 작게는 20명에서~40여명에 육박하는 경우도 있다. 하지만, 이들은 시뮬레이션 인력이라고 분류하지는 않는다. 일단 시뮬레이션 인력으로 꼽을 수 있는 인력들은 다른 룸인 컨트롤룸에서 이해관계자 역할을 할 컨설턴트들과 컨트롤 룸의 리드 컨설턴트, 워룸의 메인 컨설턴트 이렇게 해서 약 10여명 가량이 투입된다. 이와 함께 TV 및 오디오 장비를 운용 할 크루들이 더해지고, 외부 역할 플레이 전문가 등을 포함하면 20명까지 이를 때도 있다.

시뮬레이션에서 사용할 각종 시나리오 형식을 TV리포트 형식으로 하달하고자 할 때는 사전에 관련 시나리오에 대한 뉴스클립을 실제 뉴스형식으로 녹화한다. 가능한 현실성을 높이기 위해서 방송 전문가들이 투입되고, 편집이나 여러 뉴스클립 수준에 따라 추가적인 인력과 예산이 투입된다.

호텔등과 같은 전문 대여공간이라면 호텔측에서 모든 통신장비 연결 등을 지원하지만, 그렇지 못한 경우에는 워룸과 컨트롤룸을 잇는 각종 통신 사무 장비들을 직접 연결해야 하니, 이와 관련한 설치 전문가들이 투입된다. 이는 시뮬레이션 전반의 운영을 담당하는 운영직원의 필요 판단에도 동일하게 적용된다. 참고로 운영직원은 워룸과 컨트롤 룸에서 소비되는 많은 량의 음료와 스낵 그리고 간편 식사류들을 지속 관리해 제공하게 된다. 돌발적으로 필요한 장비들의 입수와 제공 또한 이들이 해야 할 역할이다.

시뮬레이션 사후에는 시뮬레이션 전반을 기록한 기록 영상들과 실제 취재영상들을 전문적으로 편집해 인사이트별로 보고하기 위한 퍼포먼스 동영상을 만드는 그룹인력들도 필요하다. 시뮬레이션 보고용인 이 퍼포먼스 동영상은 최종적으로 시뮬레이션의 품질과 평가에 대한 기준이 되기 때문에 상당히 중요하다.

장비는 어떨까? 장비는 우선 TV크루들이 운용할 장비들이 가장 중요하다. 보통 실제 방송 취재단이 사용하는 고급촬영장비들을 구비해야 하고, 현장을 다이나믹 하게 기록할 소형 디지털녹화장비들이 필요하다. 관련하여 품질 좋은 오디오장비와 조명장비들이 설치된다. 컨트롤룸에서 워룸을 모니터링하기 위한 중계시설(비디오/오디오)도 필요하다.

워룸에는 위기 시나리오 하달과 내부 논의 및 대응 메시지 작성, 온라인 위기관리 포털 등을 프로젝터를 통해 스크린 등에 영사하기 위한 시설들이 필요하다. 일반적으로 2개 이상의 스크린과 각각의 별도 프로젝터가 있으면 가장 이상적이다. 워룸에서 운용될 모든 노트북에는 인터넷라인이 연결되어 있어야 한다. 기업 내부 인트라넷에 위기관리 포털이 설치되어 있을 경우에는 이를 시뮬레이션 시간 동안 지속적으로 보여주는 별도 스크린세트가 필요하다.

또한 워룸에는 텔레컨퍼런스 장비와 필요에 따라 다국간 화상회의 시스템이 설치되기도 한다. 위기관리 위원회 구성원들 각각이 보유해야 하는 위기관리 매뉴얼들도 필요하다. 상황판으로 벽에 붙일 수 있는 대형 포스트잇 전지 등 각종 문방구들과 개인 휴대폰도 필수다. 유선전화도 상당히 많은 라인이 연결되어야 한다. 팩스, 복사, 스캔 등이 가능한 복합기 설치도 필요하다. 대형 회의용 탁자와 의자들 그리고 스낵섹션도 필수다.

[많은 인력들과 수많은 장비들 그리고 상황에 따른 수백종류의 시나리오들이 모두 완비되어 운용 가능한지를 마지막으로 점검하는 리허설은 매우 중요하다. 단 하나의 나사만 빠져도 시뮬레이션의 방향이나 전략이 전혀 엉뚱한 방향으로 틀어 질 수 있으므로 컨설턴트 입장에서는 완전한 통제가 가능한 체계적 관리가 필요하다]

자사의 위기관리 매뉴얼에 담긴 워룸 내 설치 장비 전체를 하나 하나 들여다보고 그에 맞추어 설치를 진행하는 게 좋다. 단, 문제는 예산이다. 일부 기업에서는 매뉴얼상에서는 완벽한 워룸 장비들을 제안해 놓았지만, 실제 워룸으로 지정된 대회의실에는 예산문제로 인해 적절한 장비를 투입하지 못하는 경우들도 있다. 생각해 보라 언제 위기가 발생 해 워룸이 운용될지도 모르는데, 그 워룸에 비싼 복합기들과 전화선연결, 수천 만원의 화상회의시스템을 평소 설치 해 놓고 무작정 기다릴 기업이 얼마나 될까?

이와 관련해 중요한 역량은 ‘만약 위기가 발생 해 워룸이 가동 되야 할 때 이 모든 장비들이 어느 정도 시간 내에 확보되고, 운영 가능한 상태로 설치 완료 될 수 있는가?’하는 부분이다. 워룸이 설치 되야 할 때 한 두 시간 내에만 다른 설치장소에서 이동 설치해 운용 가능한 상태로 완비될 수 있다면 별반 문제는 없다. 보통 이 워룸 내 장비 설치에 있어 역할과 책임은 총무/관리부문을 주관으로 한다. 이 부문이 시뮬레이션에 참여할 때는 워룸 설치 시간과 기준에 대한 점검을 할 때도 있다.

이 모든 인력들과 장비들을 가지고 시뮬레이션 몇 일 전에 전반적인 리허설을 실시한다. 위기관리 시뮬레이션 프로젝트를 이끌고 있는 클라이언트사 실무자들과 운용을 책임질 컨설턴트들이 참여한다. 메인 컨설턴트가 총괄PD의 역할을 하면서 실제 시뮬레이션이 진행되는 순서에 따라 준비 여부와 대력적인 실행 활동들을 하나 하나 점검한다. 클라이언트사 실무자는 이를 따라가며 전체적인 흐름을 미리 감상할 수 있다.

여기에서 하나 질문. “클라이언트 실무자도 실제 위기관리 시뮬레이션에 참가해야 하는가? 아니면 메인 컨설턴트와 함께 옵저버로서 워룸에 남아 있어야 하는가?”하는 질문들을 실무자 분들이 많이 한다. 답변은 항상 “가능한 참여 하십시오”다. 시뮬레이션의 목적을 한번 생각해 보자. 그리고 위기관리 시스템 프로젝트 전반을 담당한 실무자로서의 전문성을 사내에 확실하게 보여줄 수 있는 기회를 놓치면 안 된다.

사실 위기관리 시스템 프로젝트를 일정기간 리드한 실무자만큼 ‘준비된’ 사내 전문가는 없다. 내가 설계하고 내가 만든 자동차를 한번 시험운행 해본다는 마음으로 익숙하게 대응하면 된다. 시뮬레이션이 진행되는 동안 자기 자신을 향해 반짝이는 CEO의 눈빛을 경험해보자.

다음 글에서는 ‘위기관리 시뮬레이션: 운영 및 평가를 위한 체크리스트는?’을 다루겠습니다